Cómo superar las dificultades del principio de año: estrategias financieras para pymes

El comienzo del año siempre es uno de los momentos más difíciles para las empresas. Afecta a muchos sectores de la economía, reduciendo las ventas y los pedidos. Es un periodo en calma que puede ser útil para dedicarse a planificar el resto del año para afrontarlo con garantías. Hacer unas cuentas, reflexionar sobre cómo va a ir el año y pensar en cómo superar las dificultades de principio de año en la que se acumulan muchos gastos forman parte de una estrategia financiera para cualquier empresa, en especial, de las pequeñas y medianas empresas.

A la hora de planificar el año es importante identificar y reducir gastos innecesarios, pero siempre sin comprometer las operaciones y viabilidad de la empresa. “Lo más importante es tener muy claros los números históricos. Es decir, muchos empresarios se lanzan a hacer un pronóstico de ventas sin tener en cuenta qué estáocurriendo. Pero en todas las empresas, tanto a nivel negocio como a nivel gasto, el mejor predictor del futuro es el pasado”, explica Jaime Medina, CEO de The Startup CFO, una empresa de servicios financieros para pymes tecnológicas de alto crecimiento ubicada en Madrid.

_{Identificar y reducir gastos innecesarios sin comprometer las operaciones}

Enero, por ejemplo, suele ser un mes clave en la evolución de una empresa, puesto que es un periodo donde se acumula el pago de impuestos y cierres del año con muchos gastos y adelantos. La recomendación es planificar con muchos meses de antelación y contar, a su vez, con una línea de crédito bancario. 

A juicio de este experto, hay que ser prudente a la hora de realizar una previsión o forecast porque “no quiere decir que se repita”, pero es clave saber lo que se está gastando en cada tipo de partida y conocer el impacto de otras métricas en los ingresos totales para poder optimizar el negocio. Para entendernos, uno de los aspectos más determinantes para gestionar una empresa es conocer por dónde se va el dinero. “Es muy frecuente enfocarse en los gastos tal vez más visibles que son mayores en número pero no tan grandes en volumen”, reconoce Medina. 

En muchas ocasiones, el empresario se obsesiona con gastos menores como las líneas de teléfono pero no son conscientes de que “lo que de verdad mueve la aguja” son otros aspectos. Este experto afirma, en ese sentido, que es importante tener un buen control del gasto en el último año para poder proyectar bien el futuro.

Una estrategia para optimizar los gastos

Lo más importante es mantener una estrategia para optimizar los gastos. Y, para ello, hay que prever todos los imprevistos aprovechando este momento en el que arranca un nuevo año. En muchas ocasiones, una pyme tiende a infravalorar el gasto en aspectos burocráticos, que implica el pago en abogados o notarios, con la confianza en que se va a reducir. Pero, a medida que avanza el curso, se llega a pagar incluso más, haciendo un roto en las cuentas. Esto es importante tenerlo en cuenta porque, de esta manera, se puede hacer una mejor previsión del gasto.  

Para evitar estas situaciones es fundamental tener detallada cada partida de gasto por departamentos, proyectarla calculando los mismos imprevistos que han surgido en el año anterior. Es capital, pues, priorizar los gastos esenciales porque es lo que más impacto tiene en la facturación, asegura el director de The Startup CFO, una empresa que forma parte de Santander X 100, una comunidad que ayuda a las startups y scaleups más destacadas de Santander X a obtener los recursos que necesitan para crecer. “Es muy tentador decir que es necesario ahorrar mucho en supermercados mientras piensas en traer a un nuevo empleado para un departamento”. En ese sentido, sobre el gasto de personal hay que tener claro que deben ser “esenciales”, sobre todo, en el caso de una pyme.

La filosofía de las 3 P’s: producto, procesos y personas 

A la hora de calcular las necesidades de una empresa es importante pensar en las llamadas 3 P’s: producto, procesos y personas. Es una filosofía de gestión empresarial que parte de la base de buscar el equilibrio en el gasto. Por ejemplo, una recomendación interesante para optimizar los gastos es adquirir una herramienta de software que permita ordenar un proceso.

La clave está en llevar a cabo un control actualizado casi en tiempo real de la contabilidad para conocer todos los detalles. “Muchas pymes perciben el rol de una gestoría como una obligación para pagar impuestos y ya está; pero si lo haces bien salen cosas”. La contabilidad es como el portero de un equipo: no te va a hacer ganar el partido pero te lo puede hacer perder. Bajo este símil, aparentemente inocente, se esconde una verdad como un templo, que consiste en que si no se llevan los números del negocio al milímetro se corre el riesgo de ir a ciegas hasta que termina, por ejemplo, el periodo de pago de impuestos. “Muchas empresas tienen gastos que no conocen”, reconoce este experto. Por ejemplo, pagar por una herramienta digital que lleva sin utilizarse dos años. 

Y este tipo de casos sucede más a menudo de lo que pensamos. Hay muchos microempresarios que solo conocen cómo va su negocio cada trimestre cuando se produce el periodo de liquidación de impuestos. Para evitarlo, es necesario idear un buen sistema de cierre mensual para que, en los primeros días de cada mes, ya se hayan entregado todos los documentos a la gestoría y conocer la contabilidad al detalle. “Sin eso no se puede hacer mucho. Y, luego, anualmente, revisar todos los proveedores”, aconseja Jaime Medina.

Entre esos proveedores también está el uso de herramientas digitales, tales como los servicios de Google en los que, en ocasiones, se paga de más por empleado a pesar de infrautilizar muchas de sus funcionalidades. Ahí una pyme se puede ahorrar mucho dinero. En ese sentido, muchas de estas empresas tienden a pagar de forma mensual por un servicio que puede pagar anualmente y lograr así un importante ahorro. 

En el caso de los emprendedores, éstos también pueden aprender en poco tiempo las características de un modelo de negocio escalable para lanzar un producto viable rápidamente. Para ello, una propuesta interesante es completar el curso Finanzas para startups SaaS, que permite conocer los conceptos básicos de finanzas para startups, muy diferentes a los de las empresas tradicionales, y casos prácticos de startups reales con las soluciones a los problemas que se encontraron.

Ideas para estructurar un presupuesto anual 

En cualquier caso, para estructurar un presupuesto anual es importante pensar en distintos escenarios. Poner objetivos en función del caso optimista, tomar decisiones para las situaciones realistas y financiarse para afrontar la situación pesimista es el planteamiento más adecuado que esgrime el director general de The Startup CFO para estructurar un presupuesto anual en una pyme. Y bajo esa premisa es necesario dedicar colchones financieros para hacer frente a posibles imprevistos o meses de baja actividad. “Una pyme tiene que tener unos números mínimos para proyectarlos a futuro”, insiste. 

Algunos consejos financieros clave para que tu negocio no solo supere la cuesta de enero, sino que arranque el año con fuerza: 

1. Haz un cierre financiero del año anterior

Antes de avanzar, es clave mirar hacia atrás. Para ello, revisa el desempeño financiero de tu negocio en el último año: ingresos, gastos, y márgenes. Este análisis no solo te ayudará a identificar áreas de mejora, sino que te dará una base sólida para planificar el nuevo año.

2. Define objetivos claros para el año

Empieza el año con metas específicas: aumentar ventas, reducir costos, lanzar nuevos productos o entrar en nuevos mercados. Estas metas deben ser claras, alcanzables y alineadas con la realidad financiera de tu negocio.

3. Revisa tu modelo de negocio 

El comienzo del año es ideal para evaluar cómo mejorar tu operación. Pregúntate: ¿Hay formas de digitalizar procesos? ¿Tus precios reflejan los costos reales? Ajustar pequeños detalles puede marcar una gran diferencia en tu rentabilidad.

4. Evalúa tu flujo de caja

¿Sabes exactamente cuánto dinero entra y cuánto sale en enero? Esto te permitirá anticiparse a los pagos más pesados y evitar sorpresas desagradables. Si ves que te faltará liquidez, considera opciones como negociar con proveedores para extender plazos de pago o acelerar el cobro de clientes pendientes.