Cómo elegir el software CRM adecuado para tu pyme

17/12/2024 | Santander X

Si eres propietario o gestor de una pyme, sabes lo crucial que es optimizar la gestión de tus clientes para el éxito de tu negocio. En este sentido, elegir un software CRM adecuado puede marcar la diferencia en términos de eficiencia, productividad y satisfacción del cliente. Y es que un buen CRM te permite centralizar la información de tus clientes, automatizar tareas rutinarias y obtener una visión completa del ciclo de vida del cliente.

En este artículo, te guiaremos a través del proceso de selección del CRM ideal para tu pyme, teniendo en cuenta tus necesidades específicas y las opciones disponibles en el mercado.

elegir software crm para tu empresa

Evalúa las necesidades de tu empresa

Como explica el experto en marketing digital Juan Merodio: “La implantación de un CRM ofrece a las pymes la capacidad de centralizar en una única plataforma toda la información relevante al proceso de ventas, como datos de clientes, oportunidades comerciales y campañas de marketing. Este conglomerado de información resulta de gran valor para departamentos de marketing y ventas en dirección general, facilitando una perspectiva clara sobre el comportamiento y necesidades de los clientes" (Negocios en Crecimiento).

Para que el CRM te aporte todos estos beneficios, es fundamental comprender primero las necesidades específicas de tu negocio. A continuación, te aportamos algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de evaluar tu empresa:

  • Define tus objetivos. El primer paso para elegir el software CRM adecuado es identificar los objetivos y retos de tu negocio. ¿Te interesa mejorar la comunicación con tus clientes, optimizar el proceso de ventas o automatizar el servicio postventa? Una vez que tengas claros tus objetivos, podrás determinar qué funcionalidades son imprescindibles para tu CRM.

  • Considera el tamaño y crecimiento del equipo. Evalúa el tamaño de tu equipo actual y las posibles necesidades futuras de tu empresa. Si prevés un crecimiento a medio plazo, elige un CRM escalable que pueda adaptarse a tu evolución y que soporte el crecimiento de usuarios o volúmenes de datos sin inconvenientes.

  • Revisa la integración con otras herramientas. Es importante que el CRM se integre fácilmente con el software que ya utilizas, como tu sistema de contabilidad o la plataforma de email marketing. Un CRM que se integre fácilmente con tu stack tecnológico te ahorrará tiempo y esfuerzo en la gestión diaria.

Funcionalidades esenciales que debe tener tu CRM

Además de comprender las necesidades específicas de tu empresa, es imprescindible conocer qué puede aportarte un CRM y cómo sus funcionalidades pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos. Por este motivo, te presentamos algunas de las funcionalidades clave que un CRM puede ofrecerte para llevar la gestión de tu negocio al siguiente nivel:

  • Gestión de contactos y cuentas. Tu CRM debe permitirte almacenar y organizar la información de tus clientes de manera eficiente, incluyendo datos de contacto, historial de interacciones y preferencias.

  • Seguimiento de oportunidades de venta. Si tu objetivo es mejorar tu proceso de ventas, busca un CRM que te permita realizar un seguimiento detallado de tus leads y oportunidades, con funcionalidades como pipelines de venta y previsiones.

    Como subraya Daniel Presman, un CRM permite mantener una relación continua con los clientes y prospectos, incluso si no cierran la venta inmediatamente: "La gran mayoría de esas personas no nos compran en ese momento, sino que nos compran en un mes, dos meses o seis meses. Y para eso es importante que yo esté ahí recordándole que existo para el momento en el que esté listo o lista para tomar esa decisión" (Marketing Simple).

  • Automatización de tareas y flujos de trabajo. Un buen CRM debe ayudarte a automatizar tareas repetitivas, como el envío de emails de seguimiento o la asignación de tareas al equipo, para que puedas dedicar más tiempo a actividades de valor añadido.

  • Análisis y reporting. Para tomar decisiones basadas en datos, es fundamental que tu CRM ofrezca herramientas de análisis y reporting. Busca un software que te permita generar informes personalizados y visualizar métricas clave de rendimiento.

Clasifica las propuestas de proveedores de CRM

Una vez que tengas claras tus necesidades y las funcionalidades que buscas, es el momento de investigar a los distintos proveedores de software CRM. Compara las características, precios y opiniones de usuarios de cada opción. Valora aspectos como la facilidad de uso y la curva de aprendizaje, ya que un CRM demasiado complejo puede generar resistencia en tu equipo y dificultar su adopción.

A continuación, te presentamos algunos de los proveedores de CRM más populares entre las pymes:

  • HubSpot CRM: ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas y planes de pago con características avanzadas. Destaca por su facilidad de uso y su integración con la suite de marketing y ventas de HubSpot.

  • Salesforce Essentials: la solución de Salesforce para pequeñas empresas incluye funcionalidades de gestión de contactos, oportunidades y tareas. Permite una fácil personalización y escalabilidad.

  • Pipedrive: este CRM está orientado a la gestión de ventas y destaca por su interfaz intuitiva y su enfoque en la visualización de pipelines. Además, ofrece integraciones con múltiples herramientas de productividad.
  • Zoho CRM: parte de la suite de aplicaciones empresariales de Zoho, este CRM ofrece una amplia gama de funcionalidades a un precio competitivo. También incluye herramientas de automatización de marketing y servicio al cliente.
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Otros aspectos clave para la selección y contratación

Elegir el CRM adecuado para tu pyme es una decisión importante que requiere de una evaluación exhaustiva. Por este motivo, te presentamos algunos aspectos clave a considerar antes de tomar una decisión final:

  • Solicita demostraciones o pruebas gratuitas de los CRM preseleccionados. Esto te permitirá evaluar en primera persona la usabilidad y las funcionalidades de cada opción. Aprovecha estas pruebas para involucrar a tu equipo y recoger sus opiniones y sugerencias.

  • Considera la seguridad y privacidad de los datos. Verifica que el proveedor cumpla con las normativas vigentes en materia de protección de datos y que tenga medidas de seguridad robustas, como el cifrado de la información y las copias de seguridad regulares.

  • Comprueba las opciones de personalización y escalabilidad del CRM. A medida que tu negocio crezca, es posible que necesites añadir nuevas funcionalidades o integrar el CRM con otras herramientas. Asegúrate de que el software elegido pueda adaptarse a tus necesidades cambiantes.

  • Define un plan de transición claro. Como explica el CEO de Marketing Simple: "Es importante tener un periodo de solapamiento limitado, usar los dos sistemas durante unas semanas, y luego eliminar el Excel para obligar al equipo a adoptar el nuevo sistema. Esto ayuda a que la transición sea más efectiva y que todos se adapten al uso del CRM". (Marketing Simple).

  • Infórmate sobre el proceso de migración de datos. Si ya utilizas otra herramienta de gestión de clientes, es importante conocer cómo se realizará la transferencia de información al nuevo CRM.

  • Analiza los costes totales asociados a la implementación y uso del CRM. Además del precio de suscripción, ten en cuenta posibles costes adicionales, como la formación de tu equipo, la migración de datos o la personalización avanzada. Además, verifica si existen cargos adicionales por usuario o por funcionalidades avanzadas para evitar sorpresas en la factura.

  • Evalúa el soporte técnico y la atención al cliente. Un buen servicio de asistencia puede ser de gran ayuda durante la implementación y el uso diario del CRM, sobre todo, si tu equipo no está muy familiarizado con este tipo de herramientas. En este sentido, puedes averiguar si el proveedor ofrece recursos de formación, como tutoriales o webinars, y qué tipo de asistencia técnica estará disponible una vez que empieces a utilizar el CRM.

  • Revisa las condiciones de cancelación del servicio. En caso de que decidas cambiar de CRM en el futuro, es importante conocer las condiciones de cancelación y la política de exportación de datos del proveedor.

Elegir el software CRM para impulsar tu negocio

Como has podido ver, elegir el software CRM adecuado para tu empresa es una decisión estratégica que puede transformar la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. Por este motivo, dedicarle tiempo a evaluar tus opciones no solo contribuirá a una implementación exitosa, sino que también asegurará que el CRM se convierta en una herramienta valiosa para el crecimiento y la organización de tu empresa. En este sentido, recuerda que el mejor CRM es aquel que se adapta a tus necesidades específicas y te impulsa hacia tus objetivos. 

En Santander X, nuestro objetivo es apoyar a las empresas y negocios a crecer y transformarse a lo largo de las diferentes etapas de su vida. A través de una red global, las empresas pueden dar visibilidad a sus proyectos, conectar con otros miembros del ecosistema Santander y descubrir nuevas oportunidades, colaboradores y mentores. 

Creemos que la innovación es un proceso compartido en el que, tanto las empresas como quienes se benefician de sus soluciones, desempeñan un papel fundamental. Al empoderar a las empresas para que crezcan, impactamos directamente en la creación de nuevas oportunidades de comercialización y generación de ingresos.

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Fuentes

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