¿Cómo reducir costes de la empresa con la digitalización de datos?

Hoy en día, la digitalización no es solo una opción, es una necesidad. En la era de la tecnología y la interconexión, digitalizar los datos de tu empresa es clave para optimizar procesos, ser más eficiente y reducir costes de forma significativa. 

La digitalización de datos empresariales implica la conversión de información analógica, como documentos en papel, archivos físicos y procesos manuales, en formatos digitales que pueden ser almacenados, gestionados y analizados de manera más eficiente. Este proceso no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también abre la puerta a nuevas oportunidades de negocio y ventajas competitivas. 

4 factores clave en un proceso de digitalización

Para iniciar un proceso de digitalización exitoso, es fundamental tener en cuenta varios factores clave. Una planificación adecuada y una estrategia bien definida son fundamentales para evitar contratiempos y garantizar un retorno de inversión positivo:

1. Identificar los datos y documentos a digitalizar. Priorizar la digitalización de aquellos datos críticos para el negocio.

2. Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas. Elegir soluciones escalables, flexibles y que se integren con los sistemas existentes.

3. Definir flujos de trabajo y responsabilidades. Involucrar a todos los departamentos y establecer métricas claras para medir el éxito.

4. Considerar la seguridad y privacidad de los datos. Implementar medidas de encriptación, control de accesos y cumplir con las normativas de protección de datos.

Carlos García Gallardo, experto en ciberseguridad, resalta la importancia de este último punto y advierte sobre los riesgos de ciberataque para las pymes: "El 56% de las pymes españolas admiten haber sido atacadas y los costes asociados a estos ciberataques pueden superar los 105.000 euros, lo que para una pequeña empresa no es calderilla" (CEPYME Podcast). Esta realidad resalta la necesidad de garantizar una seguridad robusta durante y después del proceso de digitalización.

Herramientas para la digitalización

La buena noticia es que existe una amplia gama de herramientas y tecnologías diseñadas específicamente para facilitar el proceso de digitalización empresarial. Estas soluciones permiten automatizar tareas, mejorar la colaboración y acceder a la información de manera rápida y segura. 

Tal como menciona el consultor de marketing online, Joan Boluda, en un episodio del podcast de Sage, un software de gestión permite automatizar tareas administrativas, liberando tiempo para otros aspectos críticos del negocio: "no solo [se] evit[a] cometer errores, sino que además se ahorr[a] un tiempo muy valioso que [se puede] invertir en otras tareas que ayuden a captar clientes o generar negocio".

Estas son algunas de las herramientas más útiles para la digitalización:

• Software de gestión documental. Permite digitalizar, organizar y acceder fácilmente a la documentación.

• Plataformas de automatización de procesos. Agilizan tareas repetitivas y mejoran la eficiencia.

• Soluciones de almacenamiento en la nube. Ofrecen acceso remoto y seguro a los datos digitalizados.

• Reconocimiento óptico de caracteres y tecnologías de reconocimiento de datos. Automatizan la extracción de información de documentos escaneados.

Las 4 fases de un proyecto de digitalización empresarial

La implementación exitosa de un proyecto de digitalización requiere una planificación cuidadosa y una ejecución por fases. Cada etapa tiene sus propios objetivos y desafíos, y es importante abordarlos de manera sistemática. Un proyecto típico de digitalización empresarial incluye las siguientes fases:

1. Análisis inicial y planificación

• Realiza una auditoría exhaustiva de los datos, documentos y procesos existentes para identificar oportunidades de mejora y prioridades de digitalización.

• Define objetivos claros, el alcance del proyecto y los recursos necesarios, incluyendo presupuesto, personal y plazos.

• Selecciona las tecnologías y los proveedores más adecuados en función de las necesidades específicas de tu empresa.

2 .Preparación y pruebas piloto

• Comienza digitalizando un subconjunto representativo de datos y documentos para validar el enfoque e identificar posibles desafíos.

• Testea las herramientas y procedimientos seleccionados en un entorno controlado, y realiza ajustes según los resultados.

• Proporciona formación inicial a los usuarios clave y recopila sus comentarios para mejorar la adopción.

3. Despliegue y digitalización masiva

• Una vez validado el enfoque, digitaliza progresivamente todos los datos y documentos relevantes.

• Integra las soluciones de digitalización con los sistemas y aplicaciones empresariales existentes para garantizar un flujo de trabajo sin interrupciones.

• Establece un equipo de soporte para ayudar a los usuarios durante la transición y resolver cualquier incidencia técnica.

4. Optimización y mejora continua

• Monitoriza de cerca las métricas y los KPI establecidos para medir el impacto y el retorno de la inversión de la digitalización.

• Identifica áreas de mejora y cuellos de botella en los procesos digitalizados, y trabaja en su optimización continua.

• Mantente al día de las nuevas tecnologías y tendencias en digitalización, y evalúa su potencial para tu empresa.

Beneficios de la digitalización de datos empresariales

¿Y qué ganas con todo esto? Estos son los principales beneficios de digitalizar los datos de tu empresa:

• Reducción significativa de costes al eliminar el papel, agilizar procesos y ahorrar espacio de almacenamiento.

• Mejora de la eficiencia operativa gracias a la automatización de tareas y el acceso rápido a la información.

• Toma de decisiones más ágil e informada basada en datos digitalizados y análisis en tiempo real.

• Mayor seguridad y cumplimiento normativo al aplicar medidas de protección y controles de acceso a los datos.

• Mejora de la colaboración y productividad al facilitar el acceso y compartición de información entre equipos.

• Ventaja competitiva y nuevas oportunidades de negocio al habilitar servicios digitales y llegar a nuevos mercados.

La digitalización de datos es un viaje continuo, no un destino final. Requiere un enfoque integral y la involucración de toda la organización. Si bien conlleva ciertos riesgos y desafíos, especialmente en materia de seguridad, los beneficios a medio y largo plazo son innegables.

Reducir costes, mejorar la eficiencia y fortalecer la competitividad son solo algunas de las ventajas de embarcarse en un proceso de digitalización bien planificado y ejecutado. En un mundo cada vez más digital, la digitalización de los datos empresariales ya no es opcional, sino un imperativo estratégico.